Relu et revu par La Mine de Graphite
La réunionnite ou encore le surplus de réunions dans l’agenda des collaborateurs est un phénomène qui touche malheureusement un grand nombre de salariés dans le secteur tertiaire.
Pourtant, cette dernière a plusieurs conséquences néfastes pour le bien être des collaborateurs comme :
1️⃣ La perte de temps 👉 Une étude menée en 2015, puis en 2018 par l'Institut français d'opinion publique (IFOP) et l'entreprise Wisembly (solutions de meetings) estimait la durée moyenne de présence en réunion à 23.5 jours par an, soit 10h de réunion par semaine à minima en 2015 [1]. Ce chiffre monte à 27 jours par an en 2018, soit 12.5 heures de réunion par semaine [2]. Le quotidien Les Echos nous rapporte qu'à cette période, les employés interrogés estimaient que 40% des réunions auxquelles ils assistaient étaient inutiles [3]. Les études tendent à illustrer que 70% du temps de réunion des chefs d'entreprise est « perdu ». [4]
2️⃣ La baisse de concentration 👉 Le surplus de réunions a un effet néfaste sur la concentration des employés car il contraint ces derniers à interrompre régulièrement leur travail pour participer à des réunions qui sont souvent inutiles au regard des missions qu'ils doivent réaliser. Ajoutons à cela que la moyenne de concentration en France pour un cadre s'étend jusqu'à 52 minutes maximum [5], ce que corroborent Louis Vareille, réuniologue, et Cyrille Darrigade, neuro-praticien, avec Welcome To The Jungle [6].
3️⃣ La hausse du niveau de stress 👉 Une étude menée par la MIT Sloan School of Management souligne les effets néfastes des réunions, avec une majorité des employés interrogés déclarant que les réunions augmentaient leur niveau de stress [7]. Cette augmentation du niveau de stress peut s’expliquer entre autre par : la pression de devoir rattraper le temps consacré aux réunions sur d’autres tâches, la pression de devoir assimiler une grande quantité d’informations ou encore la peur de se sentir inutile... De plus, ce serait oublier que les problèmes du travail ne restent pas cloisonnés aux heures de bureau, mais que ce stress des réunion est emporté chez soi [8].
Des mesures ont-elle été prises dans certains pays pour lutter contre ce phénomène ? 🌍
🇫🇮 En Finlande, la culture d'entreprise pousse à ne pas planifier de rendez-vous professionnels sur les périodes estivales [9] dans le but de promouvoir une plus grande déconnexion. En effet, l'idée de se dispositif est d'améliorer la productivité des entreprises en offrant la possibilité aux employés de se reposer sans le stress permanent d'une réunion impromptue.
🇸🇪 En Suède, le problème est contourné d'une autre manière : la journée de 6 heures force les collaborateurs à être le plus efficace possible [10]. En effet, en réduisant les heures de travail, il paraît évident que les longues réunions sont mises à mal ; l'accent est mis sur la prise de décision avant tout.
🇳🇿 En Nouvelle-Zélande, c'est une approche similaire qu'a choisi Perpetual Guardian, en décidant d'opter pour la semaine de 4 jours [11]. Cette démarche pour la moins surprenante a eu pour effet d'augmenter la proactivité et la prise d'initiative de la part des employés, faisant moins usage de réunions, et davantage de communication.
🇺🇸 Mais ce sont les États-Unis qui sont pionniers du domaine. S'inspirant des modèles d'« entreprises libérées », les unités de développement d'Apple fonctionnent par système de Directly Responsible Individual (« La personne directement en charge ») en ce qui concerne le pilotage de leurs projets [12]. Les unités, fonctionnent à effectif réduit, ce qui rend plus efficace les réunions. En outre, chaque projet dispose d'un référent unique. Cela va dans le sens des préconisations de la Harvard Business Review qui suggère de ne jamais avoir plus de 8 individus à la fois dans une même réunion [13].
Quelles sont les solutions dont les entreprises françaises devraient s'inspirer selon nous ? 🇫🇷
➡️ Plusieurs mesures ont été mises en place par diverses entreprises à travers le monde afin d'endiguer ce phénomène de la réunionite. Parmi ces dernières, nous avons établi une liste, certainement non exhaustive, de cinq actions concrètes et rapides à mettre en place par les entreprises :
1️⃣ Créer des journées sans réunion 👉 Les entreprises françaises gagneraient à officialiser le fait que les réunions sont proscrites un jour au choix de la semaine. Cela permettrait aux collaborateurs de savoir qu'ils ont une journée durant laquelle il peuvent se concentrer sur d'autres sujets.
2️⃣ Fixer des objectifs clairs pour chaque réunion 👉 Outre la mention de l'objet de la réunion dans le titre, les entreprises françaises pourraient demander à leurs collaborateurs d'ajouter dans le corps de l'invitation les différents objectifs à atteindre ainsi que la liste des interlocuteurs.
3️⃣ Limiter la durée des réunions 👉 Les entreprises pourraient mettre en place des règles stipulant par exemple qu'une réunion avec un nombre inférieur ou égal à X personnes ne puissent pas dépasser une demie heure. Chaque entreprise fixerait ses propres règles en gardant à l'esprit que celles-ci doivent permettre in fine de réduire le temps moyen passé en réunion par collaborateur...
4️⃣ Utiliser des outils de collaboration en ligne 👉 Plusieurs outils de collaboration en ligne, tels que Slack, Trello, Notion, Google Drive et bien d'autres, constituent une bonne alternative à la mise en place de réunions régulières sur un sujet. Ces outils offrent en effet plusieurs avantages : une collaboration en temps réel, un suivi de l'historique et de l'avancement du travail ainsi qu'une communication entre collaborateurs sur-mesure via le chat ou les services call/visio qui peuvent être utilisés de manière sporadique.
5️⃣ Favoriser les stand-up meetings 👉 Ce type de réunion, que l'on peut limiter à 15 minutes, permet de dynamiser les échanges. Ce format de réunion incite les participants à n'aborder que les points clefs et de manière plus synthétique que lors d'une réunion classique (cette affirmation s'appuie sur une étude menée sur le sujet par la Harvard Business Review en 2018 [14]).
La réunionite est un syndrome chronophage et énergivore pour les collaborateurs et celle-ci nuit à la productivité des entreprises. De ce fait, il nous semble important que les entreprises se saisissent du sujet et mettent en place des actions permettant d'endiguer ce phénomène. Comme nous l'avons vu, des solutions simples sont déjà mises en place dans plusieurs entreprises à travers le monde. Beaucoup d'entreprises françaises, qui ne se sont pas encore emparées du sujet, gagneraient à également déployer ce que l'on considère être des best practices pour lutter contre la réunionite...
Nos sources : ⛲
[1] Sondage Wisembly et Ifop : 52 Minutes, Le Temps Maximum de Concentration Des Cadres en Réunion [INFOGRAPHIE], 2015 Wisembly [en ligne]. Disponible à l’adresse : https://blog.wisembly.com/blog/2015/03/24/sondage-wisembly-ifop-reunions-cadres-francais-infographie-2015
[2] Toujours plus de réunions pour les cadres Français !, IFOP [en ligne]. Disponible à l’adresse : https://www.ifop.com/publication/toujours-plus-de-reunions-pour-les-cadres-francais/
[3] MAGAZINE, Le Point, 2017. Entreprises: la « réunionite aiguë » et le manque d’autonomie épinglés par une étude. Le Point [en ligne]. 6 juin 2017. Disponible à l’adresse : https://www.lepoint.fr/societe/entreprises-la-reunionite-aigue-et-le-manque-d-autonomie-epingles-par-une-etude-06-06-2017-2133077_23.php
[4] PERLOW, Leslie A., HADLEY, Constance Noonan et EUN, Eunice, 2017. Stop the Meeting Madness. Harvard Business Review [en ligne]. No July–August 2017. Disponible à l’adresse : https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness
[5] Op. Cit. Sondage Wisembly et IFOP
[6] ELISE ASSIBAT, 2022. Manque d’attention en réunion : est-ce vraiment de notre faute ? Welcome to the Jungle [en ligne]. 23 mai 2022. Disponible à l’adresse : https://www.welcometothejungle.com/fr/articles/nous-ne-sommes-pas-attentif-en-reunion-et-ce-n-est-pas-de-notre-faute/
[7] LAKER, Ben et al., 2022. The Surprising Impact of Meeting-Free Days. MIT Sloan Management Review [en ligne]. 18 janvier 2022. Disponible à l’adresse : https://sloanreview.mit.edu/article/the-surprising-impact-of-meeting-free-days/
[8] COUFFE, Cyril et PRALONG, Jean, 2021. Le droit à la déconnexion, une avancée pour les collaborateurs ? HBR France [en ligne]. 1 avril 2021. Disponible à l’adresse : https://www.hbrfrance.fr/chroniques-experts/2017/07/16369-droit-a-deconnexion-avancee-collaborateurs/
[9] Finland - Language, culture, customs and etiquette, 2020Commisceo Global Consulting Ltd [en ligne]. Disponible à l’adresse : https://www.commisceo-global.com/resources/country-guides/finland-guide
[10] WALSH, Candice, 2016. The Science Behind Sweden’s Six-Hour Workday. Trello [en ligne]. 17 mai 2016. Disponible à l’adresse : https://blog.trello.com/swedens-six-hour-work-day
[11] Perpetual Guardian, la société néo-zélandaise pionnière dans l’adoption de la semaine de quatre jours, 2020 BPI France - Big Media [en ligne]. Disponible à l’adresse : https://bigmedia.bpifrance.fr/portraits/perpetual-guardian-la-societe-neo-zelandaise-pionniere-dans-ladoption-de-la-semaine-de-quatre-jours
[12] LASHINSKY, Adam. Directly Responsible Individuals. Stanford eCorner [en ligne]. Disponible à l’adresse : https://ecorner.stanford.edu/clips/directly-responsible-individuals/
[13] H. B. R. EDITORS, 2015. How to Know If There Are Too Many People in Your Meeting. Harvard Business Review [en ligne]. Vol. HBR 20-Minute Manager Series. Disponible à l’adresse : https://hbr.org/2015/03/how-to-know-if-there-are-too-many-people-in-your-meeting
[14] KLIKA, Brett et JORDAN, Chris, 2013. HIGH-INTENSITY CIRCUIT TRAINING USING BODY WEIGHT: Maximum Results With Minimal Investment. ACSM’s Health & Fitness Journal [en ligne]. Vol. 17, no 3. Disponible à l’adresse : https://journals.lww.com/acsm-healthfitness/Fulltext/2013/05000/HIGH_INTENSITY_CIRCUIT_TRAINING_USING_BODY_WEIGHT_.5.aspx
Comentários